Privacyverklaring

Wie verwerkt je gegevens

Deze website wordt beheerd door de onderneming die vermeld staat in onze Algemene Voorwaarden. Daar vind je de naam, het adres en het ondernemingsnummer. Wij houden die gegevens op één plek bij, zodat ze niet op twee plaatsen uit elkaar kunnen gaan lopen.

Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die via deze website verwerkt worden. Heb je een vraag daarover, of wil je een van de rechten uitoefenen die verderop staan, gebruik dan ons contactformulier. Wij antwoorden je op het adres waarmee je ons schrijft.

Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Wij verzamelen niet meer dan wat de dienst nodig heeft. Concreet gaat het om:

• Je accountgegevens. Je naam, je e-mailadres en je wachtwoord, zodat je kunt aanmelden en je consulten kunt terugvinden. Je wachtwoord bewaren wij niet als leesbare tekst.
• Je bestellingen. Wat je besteld hebt, wanneer, en voor welk bedrag. Dit hebben wij nodig om te leveren en om onze boekhouding te voeren.
• Je tegoed in V-Coins. Je saldo en de bewegingen daarop, zodat je kunt nagaan waar je tegoed gebleven is.
• Je consultbestanden. De documenten die bij je legging horen. Die staan versleuteld op onze server, buiten het deel dat via het internet bereikbaar is, en zijn alleen op te vragen door jou en door ons.
• Je chatberichten. Het gesprek dat je met ons voert over een consult.
• Wat je ons zelf schrijft. De inhoud van het contactformulier, en wat je ons per e-mail stuurt.
• Beveiligingsgegevens. Om deze website te beschermen tegen misbruik registreren wij automatisch welke verzoeken binnenkomen. Daarbij leggen wij IP-adressen vast. Dat gebeurt op grond van ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van de site en van je gegevens. Deze registratie wordt niet gebruikt om je te volgen en er wordt geen profiel mee opgebouwd.

Wij verwerken deze gegevens om de overeenkomst met jou uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, en om onze website te beveiligen. Waar wij je toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf en kun je ze altijd weer intrekken.

Hoelang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren niets langer dan nodig. Wat dat per soort gegeven betekent:

Je account zolang je het account hebt

Zonder account kun je geen consult inzien, geen bestand ontvangen en geen tegoed gebruiken. Als je je account verwijdert, verdwijnen ook je chatberichten, je bestanden en je persoonlijke map op de server.

Bestellingen en facturen tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum

Dat is de wettelijke bewaartermijn voor de boekhouding. Van elke factuur en creditnota bewaren wij daarnaast een kopie in onze eigen boekhouding, op een server die wij zelf beheren. Deze gegevens kunnen wij niet eerder wissen, ook niet op verzoek.

Je consultbestanden standaard 90 dagen, zelf korter in te stellen

Je bepaalt dit op je privacypagina in de klantenzone. Stel je er niets in, dan geldt de standaardtermijn. Na afloop worden de bestanden echt van de schijf verwijderd, niet alleen verborgen.

Je chatberichten standaard 90 dagen, door jou zelf in te stellen

Ook dit stel je zelf in, tot en met "onbeperkt bewaren". Een dagelijkse opruiming verwijdert wat buiten je termijn valt.

Het toegangslogboek van de webserver maximaal vijf weken

Hierin staan het IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina van elk bezoek. Wij gebruiken dit om storingen en aanvallen te onderzoeken.

Het firewalllogboek maximaal twee maanden

Hierin komt het IP-adres van een verzoek dat geweigerd is, bijvoorbeeld een inbraakpoging. Dit logboek bewaren wij iets langer dan de andere, omdat een aanvalspatroon zich vaak pas over meerdere weken laat zien.

De blokkeerlijst 31 dagen

Gaat er een aanval uit van een bepaald adres, dan houden wij dat adres bij om die aanval tegen te houden en te onderzoeken. Na 31 dagen verdwijnt het uit onze administratie. Hoelang een adres geweerd blijft, maken wij niet bekend.

Back-ups. Van onze systemen worden dagelijks reservekopieën gemaakt, zodat wij bij een storing of een fout kunnen herstellen. Die kopieën worden versleuteld bewaard, zodat ze ook bij de partij die ze opslaat niet leesbaar zijn. Als je gegevens of je account verwijdert, verdwijnen die meteen uit de website zelf, maar zij kunnen nog tot ongeveer vijftien maanden in die reservekopieën aanwezig blijven. Wij zetten uit een reservekopie nooit gegevens terug die je hebt laten verwijderen; ze verdwijnen vanzelf zodra die kopie uit de rotatie loopt.

Aan wie wij gegevens doorgeven

Wij verkopen je gegevens niet, en wij geven ze niet door voor reclame. Voor een aantal onderdelen doen wij wel een beroep op anderen. Zij mogen je gegevens uitsluitend gebruiken om die taak voor ons uit te voeren:

• Mollie handelt je betaling af. Je kaart- of bankgegevens komen nooit op onze website terecht: je vult ze in bij Mollie zelf.
• Microsoft en SMTP2GO verzorgen onze uitgaande e-mail, zoals je bestelbevestiging.
• Cloudflare levert de controle die automatische aanmeldpogingen tegenhoudt. Die staat bij het aanmelden, bij het aanmaken van een account, bij het opnieuw instellen van een wachtwoord en bij het plaatsen van een reactie. Daarbij wordt je IP-adres verwerkt. Op ons contactformulier staat deze controle niet; dat formulier heeft een eigen bescherming die je gegevens niet buiten onze server brengt.
• Onze server wordt gehuisvest bij Hetzner Online GmbH in Duitsland.
• MEGA en Backblaze bewaren onze reservekopieën. Beide opslagplaatsen staan in Nederland.

Twee dingen die vaak wél uitbesteed worden, doen wij bewust zelf. Onze bezoekersstatistieken draaien op onze eigen apparatuur; er gaat geen bezoekersdata naar een extern statistiekbedrijf. Ook de videochat loopt over onze eigen server en niet over een dienst van een derde.

Cookies

Wij plaatsen cookies die nodig zijn om de website te laten werken, bijvoorbeeld om je aangemeld te houden en om je winkelmandje te onthouden. Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij eerst je toestemming. Die keuze kun je op elk moment herzien via de cookiemelding onderaan de pagina.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Wat wij concreet doen:

• Al het verkeer tussen je browser en deze website is versleuteld.
• Je consultbestanden staan versleuteld opgeslagen, buiten het deel van de server dat via het internet bereikbaar is.
• Je kunt je account beveiligen met een tweede stap naast je wachtwoord.
• Een firewall houdt aanvallen tegen en blokkeert adressen waarvan misbruik uitgaat.
• Onze beheerdersomgeving is niet bereikbaar vanaf het open internet.

Je rechten

Je hebt het recht om te weten welke gegevens wij over jou hebben, om ze te laten verbeteren, en om ze te laten wissen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking, of vragen om ze te beperken.

Een deel daarvan hoef je ons niet eens te vragen: in je klantenzone kun je zelf je gegevens downloaden, je bewaartermijnen instellen en je account verwijderen.

Twee dingen die wij eerlijk moeten zeggen. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals je facturen, kunnen wij niet op verzoek wissen. En een verzoek om beveiligingsgegevens te wissen kunnen wij weigeren wanneer wij ze nodig hebben om misbruik te onderzoeken of tegen te gaan.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, gebruik dan ons contactformulier.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen aan deze verklaring

Verandert er iets aan wat wij verwerken of hoelang wij het bewaren, dan passen wij deze verklaring aan. Bovenaan zie je wanneer dat voor het laatst gebeurd is. Bij een ingrijpende wijziging laten wij het je weten.

Deze verklaring hoort samen met onze Algemene Voorwaarden.